Comment travailler avec la barre d’outils Microsoft Excel et en tirer le meilleur parti? Guide étape par étape

Par défaut, Microsoft Excel est considéré comme le principal tableur utilisé dans l’environnement de bureau . Qui consiste en un agencement de rangées et de colonnes spécialement conçu pour pouvoir effectuer diverses tâches de bureau , en particulier celles qui sont basées sur la comptabilité et l’administration.

Ainsi, il est considéré comme un outil idéal pour gérer efficacement les données , ainsi que pour les analyser et les gérer, afin de répondre à certains objectifs. Considérant qu’il contient de nombreuses fonctions et outils avec lesquels il est simple de réaliser différentes actions, selon les besoins des utilisateurs. Même via Excel , chaque individu a la possibilité de personnaliser son expérience au maximum .

C’est pourquoi ce programme Microsoft dispose d’un utilitaire appelé «barre d’outils» et est utile pour acquérir une expérience utilisateur optimale. Raison pour laquelle, dans cet article, nous vous montrerons lesquels avec les sections principales de la barre d’outils et quelques astuces intéressantes pour en tirer le meilleur parti .

Quelles sont toutes les sections de la barre d’outils Microsoft Excel et à quoi servent-elles?

Aussi connue sous le nom de «barre d’outils d’accès rapide» ou «barre de boutons» , la barre d’outils Excel se compose d’un utilitaire qui sert de point de rencontre pour les icônes de commande les plus fréquemment utilisées dans le programme , essentiellement . En d’autres termes, il vous permet de rendre l’exécution des commandes de routine plus rapide et plus facile. Par conséquent, en termes généraux, ces icônes peuvent être utilisées pour la gestion de fichiers, l’édition, l’impression, le formatage et le calcul .

En tenant compte du fait que, par défaut, il est situé en haut du ruban Microsoft Excel et est une barre entièrement personnalisable. De cette façon, la grande force de la barre de boutons Excel est qu’elle prend en charge la possibilité d’être facilement configurée , en fonction des besoins de chaque personne.

Ainsi, il sera possible d’ajouter les commandes que vous souhaitez et ainsi éviter une longue recherche à partir des onglets disponibles dans la barre d’options. Maintenant, d’une manière spécifique, vous vous demanderez quelles sont chacune des sections que contient la barre d’outils Microsoft Excel.

Par conséquent, ci-dessous, nous procédons à leur mention et à vous dire ce qu’ils sont, afin que vous puissiez vous familiariser avec cet utilitaire de tableur dans sa version 2016:

Nouveau

C’est une icône spécifique qui est disponible dans l’onglet «Fichier» du programme et offre essentiellement la possibilité d’ ouvrir un nouveau document du programme . En d’autres termes, il est utilisé pour accéder à une autre fenêtre Excel et non pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul du même fichier.

Ouvert

Dans ce cas, il s’agit également d’une icône qui fait partie du menu Fichier de la barre d’outils standard et permet d’accéder à un fichier Excel qui a été précédemment enregistré sur l’ordinateur . Ainsi, à partir du même programme, vous pouvez accéder à l’un de ses documents, sans avoir à rechercher les dossiers sur l’ordinateur .

sauvegarder

Sans aucun doute, cette icône est l’une des plus emblématiques de la barre d’outils Microsoft Excel et, comme son nom l’indique, elle sert à sauvegarder le fichier qui est actif à ce moment précis . Compte tenu de cela, cette option correspond également au menu de l’onglet Fichier.

Envoyé par email

Si, régulièrement, vous devez envoyer vos fichiers Excel par e – mail , il est préférable d’activer cette section dans la barre d’outils. Qui, en particulier, est responsable du partage du document en question avec une autre personne par e-mail . Ainsi, il ne sera pas nécessaire d’ouvrir votre compte de messagerie via une fenêtre supplémentaire pour le réaliser.

Impression rapide

Pour réaliser des impressions directes de votre document Microsoft Excel , il est conseillé d’utiliser cette option que vous pouvez activer directement depuis la barre d’outils du programme. Ainsi, il sera beaucoup plus rapide et efficace d’obtenir votre fichier au format physique .

Aperçu avant impression et impression

Contrairement à de nombreux utilisateurs qui choisissent de faire des impressions rapides de leurs fichiers numériques, il y en a beaucoup d’autres qui préfèrent en avoir un aperçu avant de l’obtenir en physique et pour eux, il est recommandé d’activer cette section de la barre de boutons Excel . Ce qui vous permet de voir ce que vous allez imprimer avant d’approuver ladite action .

Orthographe

Cette option fonctionne comme un correcteur orthographique avec lequel il sera plus facile et plus rapide d’optimiser votre document Excel , au niveau de la grammaire. Depuis, il se charge de vérifier l’orthographe de l’ensemble du fichier , afin d’améliorer les éventuelles erreurs existantes. Par conséquent, il est toujours recommandé d’utiliser ce bouton.

annuler

En bref, cette option disponible dans la barre d’outils du tableur a la même fonction que le raccourci clavier «Ctrl + Z» . Ce qui signifie qu’il annule les actions qui ont été effectuées récemment et par conséquent, il est classé comme une icône très emblématique sur la barre d’outils .

Refaire

C’est un utilitaire qui se charge simplement de refaire les actions qui, par erreur ou pour quelque raison que ce soit, ont été éliminées du bouton «Annuler» . Par conséquent, c’est également l’une des principales icônes de la barre d’outils Microsoft Excel .

Ordre croissant

Comme Excel est principalement utilisé pour gérer les données numériques, il contient un utilitaire qui vous permet d’organiser ces nombres par ordre croissant . En d’autres termes, il les classe automatiquement du plus petit au plus grand et constitue donc un outil pratique pour les étudiants et les professionnels qui utilisent ce logiciel.

Ordre décroissant

Au moyen de cette icône disponible sur la barre d’outils, vous pouvez organiser n’importe quelle quantité de données numériques par ordre décroissant ou du plus élevé au plus bas . Bien sûr, en plus de l’option ci-dessus, il est également extrêmement utile d’activer cette icône depuis la barre d’outils .

Mode souris / tactile

En gros, ce que cet outil permet, c’est d’ optimiser l’espace entre les commandes . Donc, si vous activez l’option pour l’utiliser avec la souris, vous pourrez voir le ruban et les commandes en standard . Tandis que, si vous activez l’option de l’utiliser avec un appareil tactile, vous obtiendrez plus d’espace pour optimiser son utilisation .

Astuces Excel pour tirer le meilleur parti de la barre d’outils

Bien que ce soit vrai, la barre d’outils offre la possibilité d’ajouter des fonctions afin que l’utilisateur puisse les avoir en un seul clic et cela signifie qu’elle a été conçue dans le but de simplifier l’expérience des personnes qui travaillent avec Excel .

Pour cette raison, heureusement, il existe plusieurs astuces avec lesquelles il est simple de tirer le meilleur parti de cet utilitaire, puis nous vous expliquons ce qu’elles sont:

Créer une barre des tâches personnalisée

Vous souhaiterez peut-être créer de nouvelles barres d’outils pour mieux organiser les commandes ou pour ajouter des boutons qui exécutent certaines actions personnalisées.

Dans ce cas, vous devrez effectuer les étapes suivantes:

• Pour commencer, allez dans la barre d’outils du programme et faites un clic droit dessus. Ensuite, parmi les options disponibles, sélectionnez «Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide» .
• Ensuite, dans la nouvelle fenêtre qui apparaît, cliquez sur l’option «Quick Access Toolbar» .
• Maintenant, dans la boîte qui dit «Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide» , il vous suffit de choisir les icônes que vous souhaitez conserver dans votre barre d’outils personnalisée et de cliquer sur «Ajouter» .
• Enfin, lorsque vous avez ajouté tous les utilitaires à afficher dans la barre de boutons, cliquez sur «OK» et ainsi de nouvelles options seront affichées dans cet outil (en fonction de vos besoins).

Ajouter une calculatrice à partir de la barre d’outils

Cette astuce consiste essentiellement à ajouter un accès rapide à la calculatrice Windows directement à partir de la barre de boutons Excel .

Pour ce faire, la procédure à effectuer consiste en:

• À partir de n’importe quel document du tableur, accédez à la barre d’outils en haut et cliquez sur l’icône en forme de flèche qui correspond à «Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide» .
• Ensuite, lorsque le menu s’ouvre, sélectionnez l’option «Plus de commandes» en bas.
• Maintenant, une fois que la boîte de dialogue correspondante s’ouvre, vous pourrez voir tous les éléments disponibles dans la liste et là, vous devez rechercher la calculatrice .
• Une fois cela fait, cliquez sur la sélection «Calculatrice maintenant» , appuyez sur le bouton «Ajouter» et, enfin, cliquez sur «OK» en bas.

Inclure les icônes dans la barre d’outils à partir du ruban

Outre l’ajout d’icônes à la barre d’outils elle-même, vous pouvez également le faire via le ruban Microsoft Excel . Donc, si vous voyez une fonctionnalité que vous souhaitez avoir sous la main, vous pouvez l’utiliser rapidement.

Pour cela, vous pouvez l’ajouter en quelques étapes :

• À partir de n’importe quel onglet de la barre d’options , recherchez l’outil qui attire votre attention et conservez-le dans la barre d’outils du logiciel.
• Une fois que vous l’avez, cliquez avec le bouton droit de la souris sur son icône et parmi les options disponibles dans le menu qui apparaît, cliquez sur «Ajouter à la barre d’outils d’accès rapide» .
• Une fois que cela est fait, la fonction sera immédiatement affichée dans la barre de boutons du programme . Qui, par défaut, est en haut de la fenêtre.

Si vous avez des questions, laissez-les dans les commentaires, nous vous répondrons dans les plus brefs délais, et cela sera également d’une grande aide pour plus de membres de la communauté. Je vous remercie!