Comment trier et filtrer les données dans une base de données Microsoft Access?

Lorsque vous travaillez dans ce type de programme, une grande quantité de données est généralement gérée , ce qui peut être un peu fastidieux lors de la recherche de données spécifiques. Et c’est qu’avoir une base de données avec une grande quantité d’enregistrements sera toujours difficile à gérer .

Une très bonne alternative pour ces cas est de pouvoir trier tous les enregistrements et ainsi être en mesure de les comprendre beaucoup mieux , car il vous sera plus facile d’ identifier l’une des valeurs . Dans ce cas, vous pouvez également appliquer un filtre qui vous permettra de voir uniquement le champ que vous souhaitez trouver .

Par conséquent, l’utilisation de ces outils vous garantira un travail beaucoup plus facile et plus rapide, vous permettant ainsi de gagner du temps et d’améliorer vos performances à chaque fois que vous utilisez Access . C’est pourquoi nous allons vous apprendre ici comment trier et filtrer les données dans une base de données , pour cela suivez en détail tout ce que nous vous apprendrons ci-dessous.

Quel est le but du tri et du filtrage des données dans Microsoft Access?

Lorsqu’ils travaillent dans Access, ils finissent généralement par créer de très grandes bases de données, ce qui peut rendre le travail difficile pour la plupart des utilisateurs . C’est pourquoi il est préférable d’ ordonner et de filtrer les données afin de pouvoir les ajuster beaucoup plus. Pour cela, les utilisateurs peuvent utiliser les outils de tri et de filtrage qui sont très faciles à appliquer au formulaire.

Lorsque les dossiers sont classés dans Access , il devient beaucoup plus facile de comprendre toutes les données affichées là , car cela va vous permettre d’ identifier des valeurs importantes rapidement . Vous pouvez également trier tous les champs dans l’ordre séquentiel ou alphabétique , ce qui peut être très important en fonction du travail que vous effectuez. Lors de l’ application d’un filtre à votre table de données, vous aurez la possibilité de voir uniquement les données que vous souhaitez afficher .

Autrement dit, vous pouvez atteindre l’objectif facilement , vous gagnerez donc du temps. Pour cela, vous avez la possibilité d’utiliser des filtres pour afficher des enregistrements spécifiques dans le rapport, la consultation ou la feuille de calcul. De plus, toutes ces données que vous avez filtrées peuvent être imprimées séparément, ceci au cas où vous ne souhaiteriez travailler qu’avec des données spécifiques de la base de données. De cette manière, grâce à l’outil de filtrage, l’utilisateur aura la possibilité de limiter les données dans une vue sans avoir à changer la conception d’origine .

Apprenez étape par étape à trier et filtrer les données dans Microsoft Access

Selon tout ce qui a été mentionné dans le post, pouvoir mettre en œuvre ces deux méthodes vous aidera à faciliter grandement le travail, surtout lorsque vous souhaitez travailler avec des données spécifiques . C’est pourquoi ici nous allons vous apprendre étape par étape comment appliquer chacun d’eux dans votre base de données .

Pour ce faire, suivez en détail chacune des méthodes suivantes:

Ordonner

Comme déjà mentionné tout au long de l’article, le fait de pouvoir trier les enregistrements de la feuille de calcul vous aidera à mieux comprendre toutes les données avec lesquelles vous travaillez , que ce soit pour identifier la valeur la plus élevée ou la plus basse. ou dans ce cas des entités spécifiques .

Pour appliquer cet outil, vous devez suivre chacune de ces étapes:

• La première chose à faire est de faire un clic droit sur le nom d’un champ, et dans le menu déroulant qui apparaît à l’écran, vous devez sélectionner «Tri avancé».
• Ensuite, vous devez sélectionner la flèche «Trier par» et la prochaine chose à faire sera de choisir le premier champ que vous souhaitez trier.
• Vous devez maintenant cliquer sur «Croissant» ou «Décroissant» pour pouvoir choisir l’ordre de tri.
• Ici, vous devez cliquer sur l’option «Puis commander par» et sélectionner le champ suivant. Dans ce cas, vous devez choisir un ordre de tri.
• Vous pouvez sélectionner jusqu’à deux autres champs et leur ordre de tri . Si vous ne souhaitez pas classer les enregistrements à ce niveau, vous devez sélectionner l’option «Aucun».
• Enfin, il vous suffit de cliquer sur «OK» pour que tous les champs soient appliqués.

Filtre

Pour pouvoir filtrer les données dans une base de données, il est nécessaire que vous démarriez la «Vue Rapport», pour cela vous devez faire un clic droit sur le panneau de navigation et là vous choisissez l’option «Vue Rapport». Une fois cet aspect modifié, vous pouvez commencer à filtrer les enregistrements dans Access .

Pour le faire, suivez ces étapes:

• La première chose à faire sera de faire un clic droit sur n’importe quel nom ou prénom dans votre base de données, là vous devez sélectionner l’option «Filtre de texte», il apparaîtra plusieurs options disponibles, dans ce cas vous pouvez sélectionner celle qui vous semble le mieux pour effectuer la recherche dans ce cas, «Commence par» a été sélectionné .

• Ensuite, une boîte apparaîtra à l’écran, dans ce cas, vous devez entrer la lettre par laquelle vous souhaitez démarrer la recherche , une fois que cela est fait cliquez sur «OK» pour qu’Access applique le filtre et puisse afficher un rapport uniquement avec ces données .

• Comme vous pouvez le voir à l’écran, votre base de données n’est maintenant constituée que d’un seul enregistrement , car selon les filtres qui ont été indiqués, seule cette valeur a été trouvée.

Si vous avez des questions, laissez-les dans les commentaires, nous vous répondrons dans les plus brefs délais, et cela sera également d’une grande aide pour plus de membres de la communauté. Je vous remercie!